¿Sabes lo que son los libros de actas?

¿Sabes lo que son los libros de actas?

Si tienes una sociedad mercantil, debes saber que, entre otras muchas cosas, tienes que disponer obligatoriamente de un libro de actas. No lo decimos nosotros, sino el artículo 26 del Código de Comercio. ¿Te acabas de enterar? Pues nosotros te contamos todo lo que necesitas saber a continuación.

[bctt tweet=»Si no sabes lo que son los libros de actas, descúbrelo vía @gesticentro #empresa #negocios » username=»gesticentro»]

Antes de entrar en todos los detalles, lo primero que te tenemos que contar es que desde 2014 ya no es necesario acudir a una librería o buscar por internet y comprar un libro de actas, que realmente es un libro en blanco, cuyas hojas vienen numeradas correlativamente, porque ahora son en formato electrónico. Más adelante te indicaremos cómo legalizar este libro de actas, porque sí, tienes que legalizarlo.

¿Qué es un libro de actas y para qué sirve?

Ya te puedes imaginar cómo es un libro de actas, pues es un artículo bastante sencillo. Lo importante es su contenido, pues debe recoger todas las reuniones, sesiones del consejo de administración, juntas de accionistas ordinarias o extraordinarias que lleve a cabo la sociedad y de manera cronológica.

De esta manera, todos los detalles que se traten en dichas sesiones, deben quedar reflejados en el libro de actas.

Datos que deben aparecer en un acta

Un acta es básicamente un escrito, donde se explica todo lo tratado durante una reunión en concreto. Vamos a ver cada uno de los detalles que debe contener para que no tengas dudas de qué se debe incluir:

  • Lugar, fecha y hora de celebración de la reunión
  • Modo de convocatoria de la sesión (vía telefónica, e-mail, correo postal, etc.)
  • Motivos de la convocatoria
  • Orden del día con los puntos que se van a tratar
  • Número de asistentes en persona así como número de aquellos que han enviado un representante en su lugar
  • Resumen de los temas tratados en la sesión
  • Acuerdos alcanzados durante la misma
  • Conclusiones y resultado de las votaciones
  • Aprobación del acta precedente

Con la creación de estas actas, resultará más fácil llevar el registro de las decisiones que se han ido tomando en las diferentes asambleas de la sociedad, pero no serán válidas sin la firma del Presidente de la Asamblea y el Secretario. En caso de ausencia de ambos, el revisor fiscal se encargará de validarlas.

Cómo legalizar un libro de actas

Antes del 2014, el libro de actas se legalizaba en formato papel al constituirse la sociedad, una vez inscrita en el Registro Mercantil. Pero este aspecto ha ido evolucionando junto con la tecnología y desde hace cuatro años, los libros de actas se legalizan de forma telemática a través también del Registro Mercantil Provincial correspondiente a la provincia donde la entidad tenga su domicilio social dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

Por este motivo, desde 2014, los libros de actas en papel debían cerrarse y seguir con los registros en formato digital.

Para llevar a cabo esa legalización de forma telemática, debes tener la siguiente documentación:

  • Uno de los certificados electrónicos reconocidos y válidos para poder realizar el envío.
  • Abonarte como usuario de la página del Colegio de Registradores para lo que tendrás que aceptar una serie de condiciones y rellenar una serie de datos.
  • Los libros se generan con el programa Legalia.

Conclusión

Esperamos haberte sido de ayuda si tenías dudas sobre los libros de actas, ya que como último dato importante, tienes que tener en cuenta que aunque tengas una sociedad con un único socio, es decir, tú, también deberás recoger cualquier decisión que tomes sobre la misma en el libro de acta de tu sociedad, desde cambios de domicilio hasta aprobación de las cuentas, por ejemplo.

Si tu caso es este, solo es necesario que apuntes la fecha y el lugar donde has tomado la decisión y en qué consiste la misma para que así quede reflejado en el documento.

Como nota, además de tener que presentar el libro de actas, las Sociedades de Responsabilidad Limitada Unipersonal (SLU) también tienen que presentar el Libro de Contratos de Socio Único, donde se documentan los contratos entre el socio único y su propia Sociedad.

No Comments

Post A Comment

Este sitio web utiliza cookies y otras tecnologías para que podamos mejorar su experiencia en nuestros sitios.    Más información
Privacidad