Propósito de año nuevo: Mejorar la organización del negocio

02 Ene Propósito de año nuevo: Mejorar la organización del negocio

¡Feliz 2020 a todos nuestros lectores! Ya ha arrancado el nuevo año, y nosotros seguimos compartiendo con todos vosotros contenidos de calidad orientados a ayudaros en vuestro día a día y, como en este caso, a aquellos que tenéis negocios o sois autónomos.

Ya el año pasado por estas fechas lanzamos un post centrado en ayudar a aquellos que se habían planteado como propósito de año nuevo lograr una mejor gestión de sus clientes. Siguiendo esa línea de cumplir propósitos empresariales, este 2020 empezamos el año hablando de cómo organizar mejor el negocio.

Sí, se trata de un tema muy genérico y, por supuesto, cada negocio tiene sus propias necesidades. Sin embargo, hay cierto tipo de herramientas que nos pueden ayudar a prácticamente todos los negocios para una mejor organización. Ten en cuenta que organizarte mejor, va a dar resultados muy positivos y va a afectar a muchos aspectos diferentes del negocio.

5 Herramientas para organizar mejor tu negocio

En este post no os vamos a dar herramientas concretas, porque cada uno debe elegir la que mejor se adapta a sus necesidades. Por ejemplo, para unos el correo electrónico se gestiona perfectamente dentro de Gmail y para otros es necesario instalar un programa tipo Outlook. Lo que sin duda queda claro es que hoy en día todos necesitamos gestionar el correo electrónico de manera eficaz.

Vemos que otras herramientas debes valorar para organizarte mejor en el negocio.

Herramienta de facturación

En pleno 2020 parece obvio que todos necesitamos una herramienta óptima para gestionar la facturación. Sin embargo, no todo el mundo las utiliza y solventa esta situación con un escaner y un sistema de carpetas bien organizado.

Contar con herramientas de facturación que te ayuden a organizar los gastos y los ingresos, los procesos de pago, el archivo de clientes y proveedores, etc. es indispensable para poder dedicar menos tiempo a este área del negocio.

App de gestión de tareas

En este caso hablamos de una app y no de una herramienta en sí porque es bueno buscar una opción que te permita acceder a las tareas desde un móvil o tablet o desde un widget instalado en el ordenador. La idea es que sea fácilmente accesible y que se gestione de manera sencilla.

De esta manera siempre podrás saber en qué punto está cada proyecto: si se están cumpliendo los plazos, qué hace cada empleado, las posibles tareas urgentes o cuánta carga de trabajo hay por delante.

Gestión de recursos humanos

Si eres autónomo este tipo de herramienta no te va a ser necesaria, aunque debes ir familiarizándote con ellas para que no te pille por sorpresa más adelante.

Sin embargo, si tu negocio ya cuenta con empleados no lo dejes pasar. Es imprescindible tener un control sobre las vacaciones de cada uno, las posibles bajas, los turnos y los cambios de turno… Además, no hay que olvidar la obligatoriedad actual en el registro de la jornada y de las horas trabajadas por cada empleado.

App para inventario

Cuando tu negocio cuenta con productos que vendes desde uno o varios canales tener un buen inventario es imprescindible. Y no nos referimos a la cantidad de productos en almacén, sino a la app para gestionar y controlar qué hay almacenado y qué se vende en cada canal.

De nuevo, en este caso hablamos de una aplicación, pensando en que sea algo compatible con diferentes dispositivos y muy fácil de acceder. Especialmente si se trata de un negocio con canales online y canales físicos. Cruzar estos datos de manera óptima es necesario para que no haya desajustes entre ventas, devoluciones, etc.

Plataforma de comunicación

No olvide que la comunicación es muy importante dentro de tu negocio. La comunicación con empleados, con clientes, con proveedores… Los públicos a los que te diriges varían mucho en función de los tipos de negocio. Sin embargo, está claro que si tienes una empresa siempre va a haber gente con la que necesitas hablar.

En base a cada tipo de público deberás elegir el mejor canal de comunicación para esas necesidades. Por ejemplo, a los empleados puedes enviarles newsletters semanales con la actualidad del negocio y del sector, además de abrir otras opciones de comunicación directa como las reuniones, el teléfono, etc. Con los proveedores y los clientes, dependiendo del tipo de productos o servicios que vendas, puedes establecer videollamadas, comunicación por redes sociales, llamadas normales, etc.

Plantillas en excel

Además de los cinco tipos de herramientas que hemos visto más arriba, hay muchas otras cosas que puedes tener en cuenta para que te ayuden a gestionar y organizar mejor tus tareas y tu día a día. Nosotros aprovechamos al máximo las opciones que brinda Excelm, o los programas similares cono Numbers, para crearnos plantillas que nos facilitan el trabajo. Por ejemplo:

• Plantilla de vacaciones: Independientemente de la herramienta que utilices para la gestión de recursos humanos, es muy útil contar con un excel compartido que facilite que todo el equipo pueda ver cuando tienen vacaciones los compañeros, si va a falar alguien en un momento determinado, etc.
• Calendario de momento importantes: Es otra plantilla que debería estar compartida con todos. En este calendario tienes que apuntar todos aquellos momentos relevantes para el negocio: cuándo empiezan las rebajas, el aniversario de la empresa, fechas de cierre, etc.
• Planificación de ingresos y gastos: No nos referimos a que tengas que gestionar toda la parte económica de tu negocio a través de una tabla de Excel, sino a utilizar una a la hora de arrancar el negocio. Con ella podrás calcular fácilmente cuánto te cuesta una hora de trabajo, qué gastos fijos tendrás y cuánto suponen al año, qué ingresos necesitas para que sea rentable, etc. Esto te permite tener una visión general y un buen punto de partida.
• Calendario editorial y de redes sociales: Si realizas acciones de marketing online no olvides que hay que medirlas y planificarlas si quieres que triunfen. Para ello necesitas un calendario en el que planificar qué se va a compartir en cada momento, y otra tabla (o la misma) en la que puedas medir los resultados de cada acción.
• Medición de ROI: Igual de imprescindible si quieres saber qué retorno tienen por cada euro invertido en publicidad y marketing.

A parte de todo lo que hemos visto hasta ahora seguro que hay muchas otras herramientas, apps y actividades que necesites. Pero todas estas son una buena base sobre la que empezar a trabajar esa organización que quieres implementar ya en tu negocio. Y ya sabes que ante cualquier duda o problema puedes contar con nosotros. Gesticentro, asesoría de empresas.