Cómo anular una factura emitida

09 Nov Cómo anular una factura emitida

¿Te has dado cuenta después de enviar una factura que había algún error? Esto es más normal de lo que piensas, así que no cunda el pánico. Entonces, ¿se puede eliminar o anular una factura ya emitida?

No es tan fácil como triturar la factura y listo. Según la normativa, hay una solución específica para anular la factura. Sobre esta te hablaremos a continuación y te detallaremos todos los aspectos relevantes que debes considerar para hacerlo de forma correcta y sin errores. 

¿Puedo anular una factura una vez que la haya emitido?

La factura es un documento legalmente vinculante, que no solo queda registrado en tu sistema o base de datos, sino que también se integra en los registros de tus clientes y en los de la Administración Tributaria.

Según establece el Real Decreto 1619/2012, que regula las obligaciones de facturación en España, las facturas originales son inalterables.

Por lo tanto, aunque descartes una factura en la papelera de reciclaje o la rompas a pedazo en una trituradora, estas acciones resultan ineficaces y no conducen a su eliminación. Es por esta razón que, en caso de cometer errores, no se habla de eliminar, sino de anular la factura.

¿Qué solución estipula la normativa y cuándo hacerlo?

Cuando una factura emitida presenta algún error o no se ajusta a los requisitos de la transacción comercial, no debemos realizar modificaciones directas en el documento original. 

En su lugar, la solución adecuada es generar un nuevo comprobante que funcione como una corrección. Posteriormente, este nuevo documento servirá para anular la factura original.

La legislación estipula únicamente un método válido para anular facturas emitidas y es a través de la emisión de facturas rectificativas.

Es importante destacar que no es necesario generar una factura rectificativa para corregir errores en una factura emitida que tiene más de 4 años. Después de ese período, ya no estás sujeto a sanciones por estos errores. Sin embargo, si el plazo aún no ha transcurrido, es fundamental corregirla sin demora.

¿Qué es una factura rectificativa?

La factura rectificativa es un instrumento esencial para enmendar y ajustar los datos contenidos en una factura comúnmente emitida. 

Los motivos para recurrir a este tipo de documento son variados, desde corregir información incorrecta, subsanar errores en los cálculos de importes o impuestos, hasta completar datos faltantes de relevancia.

No se limita a la anulación de datos equivocados, sino que como su nombre sugiere, rectifica la factura previa en cuestión. De esta manera, no solo se usa para anular o modificar facturas previas, sino también para efectuar reembolsos o recuperar el IVA de facturas impagadas.

Podemos diferenciar dos categorías de facturas rectificativas:

• Facturas rectificativas para corrección de errores formales: hay fallos en el número de factura, fecha, nombre o dirección del cliente, entre otros aspectos. 
• Facturas rectificativas para corregir errores materiales: hay fallos en facturas anteriores que impactan en el importe de la operación o en los impuestos aplicables. Estos errores pueden derivarse de problemas en la cantidad, precio, descuentos, impuestos, por ejemplo. 

Las facturas rectificativas deben incluir referencias a la factura original y una explicación completa de las correcciones efectuadas.

¿Qué tener en cuenta a la hora de emitir una factura rectificativa?

A la hora de anular una factura previamente emitida mediante una factura rectificativa, es esencial atender a estos 3 aspectos clave:

• Debe quedar claro que se trata de una factura rectificativa. Esto se logra mediante una identificación clara en el encabezado del documento.
• La factura rectificativa posee una numeración especial y única, independiente de la serie numérica de las facturas convencionales. Se permite utilizar cualquier secuencia distinta, pero comúnmente se inicia con «R,» «REC,» o «FR» antes del número.
• La cantidad corregida debe ser especificada de forma precisa. En este contexto, existen dos categorías de facturas rectificativas: las negativas y las positivas, dependiendo de si el importe corregido disminuye o aumenta.

¿Nota de crédito y factura rectificativa es lo mismo?

No es lo mismo. Algunas personas utilizan el término «nota de crédito» como sinónimo de factura rectificativa. Sin embargo, es fundamental entender que la factura rectificativa es el único procedimiento legalmente reconocido para modificar una factura de acuerdo con la Ley.

Recuerda que una nota de crédito, también llamada factura negativa, refleja los datos de una factura incorrecta, pero con valores negativos. Estas son útiles cuando los errores se detectan temprano y no afectan a periodos fiscales cerrados. Pero si un error se encuentra en una factura ya reportada al fisco, se requieren facturas rectificativas.

¿Te ha resultado útil esta información? Si tienes cualquier pregunta sobre cómo anular una factura ya emitida, contáctanos para resolvértela y así evitar problemas con Hacienda.