Cómo asegurarte el cobro de tus facturas

31 Ene Cómo asegurarte el cobro de tus facturas

Una de las preocupaciones que más quita el sueño de muchos autónomos españoles es el impago de sus facturas. Y es que lamentablemente, en España hay un porcentaje alto de morosos que están perjudicando la estabilidad de pymes y autónomos.

A diferencia de otras ciudades de Europa, el autónomo en España se encuentra desamparado por la ley ante la situación de impago de facturas. No existe una ley que obligue al deudor a pagar la cantidad pendiente, por lo que muchas facturas se pagan mucho más tarde o incluso nunca llegan a cobrarse.

Según la normativa vigente, el plazo máximo de pago para las empresas públicas es de 30 días, mientras que para el sector privado es un máximo de 60. Pero según un informe de CEPYME, gran parte de las Comunidades Autónomas pagan sus deudas con retrasos de hasta 50 días.

El motivo de los deudores es simple:

• No tiene fondos en su empresa para pagar.
• Retrasan el pago para controlar su flujo.

Qué alternativas legales tienes para asegurarte el cobro de tus facturas emitidas

Existen alternativas legales para acelerar el cobro de tus impagos. Todas estas son herramientas que tienen un coste, mayor o menor, pero que pueden resultar más que suficiente para recibir de una vez lo que te pertenece y cobrar tus facturas vencidas.

• Mediación: antes de llegar a ninguna vía judicial, se puede resolver un conflicto mediante la mediación; un método basado en el diálogo y el respeto para llegar a un acuerdo y resolver un problema que se ha desencadenado por una falta de comunicación o por un mal entendido. Esta es menos costosa que imponer una demanda o iniciar una acción judicial.
• Demanda: Cuando el cliente la recibe, tiene 21 días para responder. Si no responde y la omite, puedes apelar a la Justicia para que procedan a su liquidación.
• Acción judicial: Antes de iniciar una acción judicial, comprueba que la comunicación con tu cliente ha sido clara en todo momento. El cliente tendrá 14 días para responder una vez la reciba.
• Agencias de recobros de deudas. Este tipo de empresas suelen intentar primero un acuerdo amistoso y si no es viable, proceden por la vía judicial.

Cómo actuar paso a paso para cobrar tus facturas pendientes

Es cierto que muchas veces olvidamos enviar la factura del proyecto acabado justo en el mismo momento de enviarlo; esto es un error por parte de muchos autónomo. Te aconsejamos que envíes la factura cuanto antes para evitar problemas de pago. Y que además sigas todas las recomendaciones que vamos a ver a continuación.

Comprueba los datos de la factura antes de recurrir a la vía judicial

Revisa los datos de la factura, ya que cualquier error podría retrasar el cobro de la factura. De hecho, tendrías que volver a enviar una nueva factura al cliente porque una factura con errores invalida cualquier reclamación.

• Examina que las fechas y el importe esté bien.
• Comprueba que los datos del cliente sean correctos (nombre, dirección, CIF).

Del mismo modo que es importante la revisión de estos datos, también es relevante que lleves un seguimiento exhausto de las facturas pagadas y pendientes para controlar tus cuentas.

Envía recordatorios

En el caso de no haber recibido el pago de alguna factura pendiente en el límite establecido por ley, un método muy efectivo es enviar un email recordando al cliente que no ha pagado su factura. En algunas ocasiones (más bien en pocas), al cliente se le ha podido olvidar pagar y ese correo puede surtir efecto en cuestión de segundos.

No obstante, te aconsejamos que sigas las siguientes recomendaciones:

• Lo normal es enviar el primer mensaje cuando han pasado los 30 días de vencimiento de la factura. Si al primer email no responde nadie, espera una semana y envíale un segundo email. Y si sigue sin haber feedback, llámalo por teléfono.
• Registra el día y la hora de las llamadas de teléfono (o cualquier vía de comunicación) y el nombre de la persona con la que hablaste sobre las condiciones del trabajo.
• En ese primer y segundo email recordatorio, recuerda adjuntarle todo lo que acordasteis desde un primer momento a la hora de cerrar el trato. Esto pueden ser capturas de pantalla de emails.
• Asegúrate de enviarle el mensaje a la persona correcta y pegúntale si recibió la factura original. Y adjunta una copia de la factura.
• En el segundo email, intenta no perder los nervios y pregúntale directamente cuál es el motivo del retraso.
• Si ha pasado un día después del segundo email y no hay respuestas, llámalo por teléfono.
• Para que quede constancia de lo hablado por teléfono, seguidamente envíale un email de lo que habéis hablado para que lo confirme.

Infórmale sobre los cargos adicionales

Si sigues sin cobrar la factura, y la deuda sigue después de preguntarle telefónicamente y cordialmente los motivos del retraso, el siguiente paso será enviar una carta formal informando al cliente de que habrá un cargo adicional en la factura por el retraso del impago de la factura.

Demanda legal

Dos semanas más tarde, si sigues sin cobrar la factura, deberás informar al cliente de que vas a demandarlo por ese impago, más los intereses generados, si no realiza el pago en una semana. Para asegurarte de la recepción de la carta, utiliza un sistema de entrega en que se requiera la firma del receptor.

Aunque sea poco habitual, un simple error en una factura, puede retrasar el pago de una factura. Por eso, intenta siempre que tus facturas sean lo más clara posibles y revísala un par de veces antes de enviarla. Por otro lado, ayúdate de algún software que te permita gestionar tus facturas con facilidad. Y no olvides seguir todos estos consejos y tomar las medidas oportunas en caso de que tus clientes hagan caso omiso de tus facturas y no paguen sus deudas.

Si tienes más dudas sobre cómo cobrar las facturas de tus deudores, ¡no dudes en preguntarnos! ¡Estaremos encantados de ayudarte y de darte los mejores consejos!