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Conservación de documentación de tu empresa

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Conservación de documentación de tu empresa

Es habitual que una empresa acumule todos los meses una cantidad considerable de documentos de su negocio: contratos, facturas, escrituras, altas y un largo etcétera. Pero, ¿es necesaria la conservación de documentación durante años? ¿Qué tiempo se debe conservar cada documento para cumplir con tus obligaciones legales?

Es importante que sepas que dependiendo del tipo de documentación, los plazos de conservación de la documentación puede variar. Por otro lado, también es importante que seas consciente de que no contar con la información que exige Hacienda, puede suponer una sanción elevada para tu negocio (como mínimo de 10 mil euros).

Así que para evitar el incumplimiento y sanciones, te recomendamos que tengas en cuenta la siguiente información sobre las fechas límites para la conservación de la documentación de tu empresa, bajo la normativa general, fiscal, laboral y mercantil.

Conservación de documentación según documento y norma

El plazo de conservación de la documentación relacionada con tu empresa dependerá del tipo de documento y de la normativa: laboral, mercantil, fiscal.

Normativa laboral

La ley sobre Infracciones y Sanciones establece en el artículo 21 que debe conservarse toda la documentación relacionada con nóminas y seguros sociales, así como también los registros de entradas y salidas de la jornada laboral de los trabajadores. Estas infracciones prescriben a los 4 años.

Sin embargo, la normativa mercantil dicta que la empresa debe conservar la documentación durante 6 años. Por tanto, deberías conservar las nóminas y TCs (que ahora se llaman RLC, Relación de Liquidación de Cotizaciones, y RNT, Relación Nominal de Trabajadores) durante 6 años si vas a iniciar algún proceso o trámite mercantil.

Normativa mercantil

El Código de Comercio (en el art.30) establece que los empresarios deben conservar (de forma ordenada) los libros de contabilidad, correspondencia y justificantes relacionados con su empresa durante 6 años.

No solo se tiene en cuenta la documentación en papel, sino también la recibida de correos electrónicos.

Además, es recomendable guardar toda esta información para siempre. Nos referimos a la siguiente:

  • Copia de seguridad informática de registros contables.
  • Libros oficiales de contabilidad.
  • Contratos de larga duración.
  • Cuenta anuales firmadas.

Normativa fiscal

Igual que en la normativa laboral, Hacienda establece un periodo de 4 años como plazo de conservación de la documentación para comprobar si se realizaron de forma adecuada las declaraciones tributarias.

Esta se cuenta desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones. De esta forma, Hacienda puede solicitar la devolución de impuestos o establecer la deuda tributaria.

No obstante, es necesario conservar la documentación tributaria durante el periodo de prescripción mercantil de 6 años.

Por otra parte, habría que considerar algunos casos especiales que pueden ocurrir:

  • Si Hacienda interviene para revisar los impuestos, el plazo de conservación empezaría de nuevo. Es decir, imagina que una documentación del año 2015 termina su plazo de conservación en 2019. Pero Hacienda la revisa en el 2016. Esto supone que la conservación de documentación tenga que terminar en 2020.
  • Si se adquiere un inmovilizado para la actividad empresarial que supera los 3005,06 €, las facturas debes conservarlas 9 años si son muebles y 14 años si fueran inmuebles.
  • Si hay pérdidas, el plazo de conservación de la documentación se ampliará. Su plazo de prescripción será de 10 años.
  • Si compramos un activo amortizable, tendremos que conservar las facturas cuatro años desde la finalización de esa amortización.

En cuanto a las facturas, según la normativa fiscal, se debería respetar el plazo de 4 años (Ley del IVA, art. 165).

Blanqueo de capitales y otros plazos

Por último, según la ley 10/2010 de 28 de abril (art. 25), el periodo mínimo de conservación de documentos en materia de prevención del blanqueo de capitales y financiación de terrorismo es de 10 años.

También existen otros documentos donde no hay un plazo específico. Estos son: préstamos (hasta que se devuelvan o cancelen), garantías (hasta que se cancele) y bienes de inversión (hasta que se cumpla el plazo de regularización del IVA).

Requisitos para la conservación de esta documentación

Toda la documentación que tiene que conservarse debe ser original, ya sea en papel o a través de medios electrónicos (en este último caso, siempre que sea legible, auténtico y legal).

Indudablemente, la conservación de toda esta documentación empresarial es una obligación más para las empresas y sus incumplimientos pueden acarrear sanciones importantes. Ante la duda, consulta a profesionales que puedan asesorarte.