Correo electrónico, gestión y organización

13 Nov Correo electrónico, gestión y organización

Cada vez son más las empresas que han dejado atrás sistemas como el fax y se han sumado a las nuevas tecnologías, sacando partido a todas las ventajas que tiene trabajar con servicios de mensajería instantánea como el correo electrónico.

Este servicio facilita la gestión de todas las funciones de la empresa, evitando intermediarios y aumentando así su efectividad y profesionalidad. La manera de organización que genera el correo electrónico, facilita que haya mayor volumen de trabajo y por lo tanto se aumente la productividad.

Ventajas del correo electrónico

Como ya sabrás, en Gesticentro nos caracterizamos por ser una oficina sin papeles y apostamos siempre por la tecnología y todas aquellas herramientas que facilitan el trabajo diario.

Por ello apostamos por el correo electrónico como una de las herramientas principales de comunicación, ya que nos permite:

• Ahorrar tiempo.
• Uso más eficaz del correo electrónico.
• Automatizar algunas tareas.

Consejos básicos

Si aún no sacas partido a esta herramienta te vendrán bien estos consejos básicos que te ayudarán a organizar mejor tu correo electrónico:

• Eliminar correo ya leído.
• Mantener vacía la bandeja de entrada para que se pueda abrir con rapidez.
• Vaciar periódicamente la carpeta de correos eliminados. No hacerlo consume espacio y puede bloquear el gestor de correo.
• No abrir aquellos ficheros que no esperamos.
• Detectar correos no deseados para establecer un filtro a la papelera.
• Indicar las ausencias con una respuesta automática (fuera de oficina).
• No enviar el mismo correo a muchas personas en el campo “Para” o » Con copia a», para evitar que se pueda ver la dirección de correo de otros usuarios. Es mejor utilizar copia oculta limitando en lo posible el uso de envíos de copias.
• En “Asunto” indicar una frase que sea lo más descriptiva posible del contenido del correo.
• En lugar de leer en correo electrónico hay que procesar la bandeja de entrada. La primera vez que abras el mensaje debes tener sólo un objetivo: decidir qué hay que hacer.
• Usar las listas de acciones/tareas ajustando el “Asunto” a tu propia descripción.
• Retrasa tu respuesta 24 horas, evita errores por precipitación. Archiva en correo “a la espera” y cuando respondas hazlo brevemente.

Consejos de uso

Además, no hay que olvidar las ventajas de utilizar plantillas que te permiten ahorrar tiempo en la gestión de tus emails. También es muy interesante utilizar carpetas para distribuir los correos electrónicos y organizarlos correctamente. Una Carpeta para cada grupo de mensajes y cada uno de ellos en su carpeta.

Tras leer todo el post, esperamos que hayas podido comprobar todas las facilidades y ventajas que te ofrece el uso del correo electrónico. Para cualquier consulta, no dudes en ponerte en contacto con nosotros y te atenderemos.