Cómo optimizar la gestión de cobros y pagos de tu empresa

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Cómo optimizar la gestión de cobros y pagos de tu empresa

Si eres empresario y quieres que tu negocio sea rentable, no puedes pasar por alto la correcta gestión de cobros y pagos de tu empresa.

Tanto estar informados de la gestión del capital de una empresa, cumplir con las obligaciones de pago, como el derecho al cobro, es indispensable para que una empresa consiga beneficios al final de su ejercicio contable.

Dada la importancia de este aspecto, hoy vamos a analizar qué mecanismos de control tiene a disposición una empresa para solucionar este posible desequilibrio.

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Mecanismos de control para la gestión de cobros y pagos en tu empresa

Estas son algunas herramientas que cualquier empresario debe conocer para gestionar toda su tesorería.

Programas de gestión

Los programas informáticos que existen hoy en día son muy útiles y agilizan todo el proceso de cobros y pagos de forma eficiente y rápida. Además de ahorrarte tiempo, podrás organizarte mejor, disponer de información actualizada del estado de la tesorería de tu empresa y saber qué pagos o cobros están pendientes de realizar con tan solo un clic.

Es muy importante tener en cuenta el uso de las nuevas tecnologías, aunque al principio suponga un desembolso, porque puede facilitarte el trabajo más de lo que crees.

Departamento de gestión

Otra posible solución para gestionar el cobro y pago de una empresa es crear un departamento de cobros y pagos dentro de la empresa o contratar un servicio externo.

El departamento se responsabilizará de las siguientes funciones:

  • Controlar y administrar los cobros y pagos de los proveedores y de los clientes.
  • Contabilizar el dinero de forma que la empresa esté al tanto de la situación en la que se encuentra.
  • El equipo encargado de la gestión de pagos se ocupará concretamente de verificar el dinero que se debe a los proveedores y controlar las cuentas corrientes de la empresa para analizar qué pagos puede cubrir, de forma que la empresa no tenga problemas de efectivo.
  • Por su parte, el equipo encargado de los cobros, tiene la misión de que la parte deudora efectúe sus pagos pendientes dentro de los plazos pertinentes. Por lo que controlan los plazos de vencimiento de las facturas y las reclamaciones por retraso que pueda haber.

La principal ventaja de contar con un departamento de gestión de cobros y pagos es la posibilidad de negociar y solucionar lo antes posible los problemas de operaciones que implican un ingreso o un gasto. La ausencia de este departamento puede imposibilitar a una empresa realizar una compra o seguir con su actividad normal.

Factoring

Esta opción es ideal para aquellas empresas que no tienen posibilidad de pedir un préstamo bancario. Y se trata de un servicio de cobros donde el cliente cede la gestión de las facturas pendientes de cobro a una entidad específica para que la empresa tenga liquidez.

Las partes que intervienen son:

  • Empresa/cedente: Es la parte que contrata el servicio y paga unas comisiones por ello.
  • Empresa de factoring o factor: Asume el impago de los clientes y se responsabiliza del cobro.
  • Clientes: Son los que deben abonar el pago pendiente de la factura.

Por tanto, el factoring no es otra cosa que una opción que eligen algunas empresas para que una entidad financiera resuelva las deudas de sus clientes. Esta operación tiene un plazo de 180 días y es la propia empresa la que decide anticipar su factura.

Confirming

En este proceso, también llamado confirmación de pagos, una empresa especializada facilita el pago de las facturas a proveedores en una fecha previa al vencimiento.

Las partes que intervienen son:

  • Entidad financiera: Es la encargada de pagar las facturas pendientes.
  • Empresa-cliente: Es la parte que contrata este servicio para resolver la deuda.
  • Proveedores del cliente: Obtienen el pago.

Normalmente, pagar una factura antes del vencimiento (el plazo suele estar en los 90 días después de emitir la factura) es una señal de confianza entre empresa y proveedor, intentando que esta relación perdure en el tiempo. De esta forma, los proveedores saben que tienen una financiación garantizada.

Por esta razón, hay clientes que contratan este servicio. Como saben que van a llegar al último día dentro del plazo, apuestan por el confirming para pagar con antelación esas facturas y que el proveedor tenga liquidez y se refuerce la relación de confianza entre ambos.

Seguro de crédito

Es una cobertura que te garantiza que no vas a perder dinero de un cliente moroso. Las empresas pueden pagar todos los meses este seguro por si en algún momento se quedan sin solvencia por el incumplimiento del pago de sus deudores.

A diferencia del factoring, que son ellos mismos los que gestionan los cobros de los deudores, aquí la aseguradora actúa como un departamento de gestión de riesgos.

Como ves, la adecuada gestión de cobros y pagos te permitirá gestionar correctamente tus facturas, controlar tus cuentas bancarias para analizar los cobros recibidos y los pagos hechos a los proveedores, como también te ayudará a llevar un control de tus cuentas.

¿Has utilizado algunos de estos mecanismos de control? ¡Cuéntanos cómo ha sido tu experiencia!

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