¿Qué son las herramientas de gestión de tareas?

09 Sep ¿Qué son las herramientas de gestión de tareas?

Si tienes una empresa, eres autónomo o teletrabajas muy posiblemente ya estés utilizando alguna de las muchas herramientas de gestión de tareas que existen y que sin duda alguna, facilitan nuestro día a día. 

Debido a lo útil de estas herramientas, hoy te traemos las que consideramos que pueden ayudarte a afrontar cada nuevo proyecto, comentando cuales son sus ventajas frente a los métodos de siempre y marcándote una serie de tips que pueden serte de mucha ayuda.

¿Qué son las herramientas de gestión de tareas?

Son soluciones digitales que tienen como fin la organización de proyectos, facilitándonos su control y ayudándonos a conseguir una mayor productividad durante la jornada laboral.

De esta manera podemos ver todas las tareas diarias de un solo vistazo, e ir gestionando de diferentes maneras su realización, pudiendo marcarlas como finalizadas o bien pudiendo compartirlas con otros compañeros o compañeras de trabajo para realizar proyectos y tareas conjuntas a través de etiquetas o marcas de prioridad.

Herramientas de gestión de tareas

Son muchas las herramientas existentes hoy en día en el mercado, pero como es lógico, no todas cumplen con las expectativas deseadas ni tienen las mismas capacidades.

Todoist

Con más de 150 millones de proyectos, Todoist se ha convertido en todo un referente en su campo, llegando a colaborar con empresas como Amazon, Facebook o Disney, entre otras, para facilitarles la ejecución de las tareas y proyectos simultáneos que dentro de la empresa.

Con una interfaz de lo más sencilla, esta herramienta nos permite organizar y priorizar las tareas y proyectos, utilizar las etiquetas de «Favoritos» o «Prioritarios», y crear subtareas dentro del mismo proyecto. A la hora de trabajar de manera simultánea facilita la comunicación a través de comentarios.

Todo esto dentro de su versión gratuita. Si hablamos de la de pago, por 3 euros al mes, las funciones se multiplican pudiendo establecer objetivos diarios y semanales, y visualizar tendencias de productividad. 

Trello

Trello una herramienta colaborativa utilizada sobre todo dentro del sector del marketing y publicidad. Son muchas sus funciones, entre las que destacan la creación de tableros limitados a los usuarios invitados conteniendo diferentes tarjetas totalmente personalizadas, el acceso a información sobre tareas, miembros dentro del proyecto, archivos, descripciones, fechas, etc…Además, también permite consultar parámetros de productividad, y puede integrarse con otras herramientas como Dropbox, Teams, Slack o Drive.

Any.do

Se trata de una aplicación gratuita e ideal para organizar y planificar cada día de la semana con las tareas asignadas a cada uno de los participantes en una misma tarea o proyecto. Uno de los puntos fuertes de Any.do es que permite sincronizarse automáticamente con todos los dispositivos móviles del usuario, facilitando así la visualización en todos ellos. De manera más particular tiene la opción de crear listas con los quehaceres diarios o la compra.

Google Drive

Si bien Google Drive no es una herramienta de gestión de tareas exactamente, hemos querido incluirla en nuestra lista ya que a la hora de teletrabajar en equipo, supone una ayuda inmensa. Unicamente es necesario disponer de un correo de gmail y estar dentro del mismo grupo de trabajo. De esta manera cada uno de los integrantes puede ir compartiendo su parte de las tareas, permitiendo a los demás hacer correcciones en linea, descargar información útil de otros compañeros o incluso dejar notas informativas que llegarán a los demás en forma de email. 

Ventajas frente a los métodos convencionales

Una vez leído todas y cada una de las herramientas anteriormente mencionadas, nos damos cuenta de las numerosas ventajas que tienen frente al sistema de papel y boli o email directos.

• Permite trabajar de manera simultánea
• Se comparte información en tiempo real
• Se puede consultar desde cualquier dispositivo
• Existe una mayor rapidez y eficacia en la realización de tareas
• Facilita la conciliación familiar y laboral al fomentar el teletrabajo

5 Tips para mejorar tu productividad

• Pon fecha a las tareas, de esta manera evitarás la procrastinación
• Asigna cada tarea a un responsable, así cada uno sabrá que debe hacer
• Marca la prioridad, y te será más fácil cumplir las fechas con los clientes
• Adjunta toda la información al respecto, y podrás disponer de ella en un mismo sitio
• Crea diferentes apartados para cada proyecto y así dispondrás de una mejor organización.

Esperamos que este post te haya sido de ayuda. Como siempre, si quieres más información sobre este tema o sobre cualquier otro, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.