Propósito de año nuevo: organizar mejor la documentación

07 Ene Propósito de año nuevo: organizar mejor la documentación

Uno de los propósitos de año nuevo de muchos emprendedores ha sido, sin lugar a dudas, organizar mejor la documentación de su empresa. ¿Cuántos de vosotros se ha vuelto loco buscando alguna vez una documentación importante relacionada con su negocio? 

En algunos casos, al final el documento aparece. Pero en otros, no. Si no aparece, podría acarrear serios problemas en el futuro (si el documento es relevante). Por eso, la solución a este caos y desorden es digitalizar y automatizar todo con la ayuda de algún software o herramienta que gestione de forma adecuada toda la información de la empresa y los empleados.

Todo son ventajas. Por un lado, el departamento de Recursos Humanos (si hubiera) ahorraría tiempo y podría dedicarse a otros temas más importantes. Y, por otro lado, tener organizado toda la documentación ahorraría espacio, denotaría transparencia y ofrecería una mejor experiencia a sus empleados.

Las mejores herramientas para organizar la documentación de tu empresa

Es innegable el hecho de que, a raíz del Coronavirus, muchas empresas han iniciado su proceso de transformación digital. Muchos negocios han seguido desarrollando su actividad gracias al teletrabajo y al trabajo en remoto. 

Esta modalidad de trabajo no sería posible sin la digitalización, permitiendo a los empleados comunicarse con su equipo y desarrollando su actividad de forma productiva. Y no solo eso, además gracias a la transformación digital, las empresas también pueden gestionar y enviar información necesaria a sus empleados, proveedores, etc.

Pero esta transformación no sería posible sin la ayuda de herramientas digitales y de la nube, que facilitan la gestión documental de la empresa y su almacenamiento. Veamos algunas de ellas:

1. Dropbox: es un servicio de almacenamiento en la nube que aunque tiene un plan para empresas, su versión gratis (con 2 GB de espacio) es un buen punto de inicio para empezar a organizar, almacenar y compartir tus documentos con otros usuarios. 
2. Trello: es una herramienta de gestión de proyectos que permiten planificar las tareas que cada uno tiene que realizar. Es ideal cuando trabajamos en equipo, para analizar el progreso del trabajo y para saber quién se está ocupando de cada tarea. Otra herramienta muy similar a esta es Asana. 
3. Google Drive: es una herramienta muy similar a Dropbox, ya que sirve para almacenar documentos o ficheros en la nube. Aunque como punto extra podemos señalar que cuenta con una serie de aplicaciones muy útiles (a las que podemos acceder desde nuestro navegador) para tu negocio, como hojas de cálculo, procesador de texto o una app para realizar presentaciones. 
4. Hubspot: es un software todo en uno, donde una de las funciones que se integra es un CRM para alojar tu base de datos, hacer listas y organizarlas según la fase en la que se encuentren, para realizar acciones de marketing.
5. Expensify: una herramienta efectiva para llevar un control de los gastos de la empresa y de los empleados, en caso de que estos viajen, por ejemplo. Es intuitivo y fácil de usar: puedes hacer una foto de una factura y el programa lo escaneará y lo almacenará en la nube. Además, puedes hacer anotaciones de ese gasto (fechas o anotar el concepto).

En definitiva, existen un sinfín de herramientas digitales para organizar y almacenar la documentación de una empresa. Aquí solo hemos expuestos algunas, pero hay muchos softwares de pago, que te permiten gestionar tus documentos eficazmente y en poco tiempo.

Ideas para mejorar la gestión documental 

Además del uso de softwares o herramientas, la organización es clave en una empresa. Estas son algunas ideas y consejos a tener en cuenta para organizar mejor la documentación de tu empresa:

• Digitaliza toda la información que está en papel. Si se pierde algo, el formato electrónico es mucho más fácil de recuperar y de buscar.
• Guarda todos los documentos de la empresa en una carpeta y a la vez en subcarpetas. Por ejemplo, puedes dividirlas por años contables.
• Nombra de forma descriptiva a tus archivos, utilizando guiones bajos. Y evita acentos, caracteres especiales y abreviaturas, estas últimas podrían suponer una interpretación errónea en el futuro.
• Ordena los documentos con la fecha invertida. De esta forma, se ordenará automáticamente por fechas.
• Ante la duda, no borres nada. Y guarda estos documentos en una carpeta nombrada; por ejemplo, versiones antiguas. Nunca se sabe si vas a volver a necesitar esa información.
• Guarda periódicamente toda la información almacenada de la nube en un disco duro extraíble.

¿Qué herramientas añadirías a esta lista para organizar la documentación de tu empresa? ¿Has probado otras?