18 Ene Regulación para la implantación de los sistemas de facturación empresarial
Durante el mes de diciembre, el BOE nos trajo el Real Decreto 1007/2023, marcando un hito en la adaptación de los sistemas de facturación a las medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, propuestas por la Ley 11/2021.
Este reglamento establece requisitos para los sistemas informáticos que respaldan los procesos de facturación, promoviendo la estandarización de formatos de registros.
La motivación detrás de esta norma es clara y consiste en combatir el incumplimiento tributario y la economía sumergida asociada al uso de «software de doble uso» o «software de supresión de ventas». Pero, más allá de ser una medida preventiva, busca impulsar la modernización digital de las empresas.
Hacia la modernización digital
El propósito de esta ley se centra en la estandarización de sistemas y programas informáticos de facturación. El objetivo no es otro que garantizar la integridad de los procesos de facturación, prevenir alteraciones indebidas en facturas y fomentar la modernización digital.
En paralelo, se desarrolla un reglamento para la implantación de la factura electrónica entre empresas.
Si eres propietario de un negocio y aún no utilizas un software de facturación, es crucial actualizarse con estas exigencias normativas, así como también aprovechar los beneficios de la digitalización en procesos administrativos y optimización de tiempos.
Cumplimiento tributario asegurado
Otra norma es la posibilidad de que los usuarios envíen de forma voluntaria sus registros de facturación a la Agencia Tributaria mientras facturan a sus clientes.
Esto simplifica la presentación de declaraciones fiscales y automatiza las comprobaciones, allanando el camino para que este cumplimiento voluntario se vuelva obligatorio en el futuro.
Los clientes finales también podrán contrastar las facturas en la sede de la Agencia, utilizando un código QR y la mención «VERI*FACTU». Escanear este código permite registrar la consulta ante la Agencia Tributaria, brindando a los clientes la capacidad de verificar la autenticidad de la factura.
Excepciones y alcance de la norma
Si las facturas son verificables, incluso con un seguimiento detallado de los pagos y cobros, se prohíben los pagos en efectivo superiores a 1.000 euros.
Con la digitalización de la gestión empresarial y la creciente transmisión de datos casi en tiempo real, resultará muy difícil ocultar ventas o defraudar.
Sin embargo, es crucial tener en cuenta que hay excepciones. No se aplicará a ciertos contribuyentes, como los que tributan por el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA, entre otros casos específicos:
- Los contribuyentes en recargo de equivalencia y régimen simplificado de IVA, así como aquellos autorizados por el Departamento de Gestión a no emitir factura, también quedan excluidos.
- Las operaciones documentadas en facturas por actividades realizadas a través de establecimientos permanentes en el extranjero tampoco estarán sujetas a estas restricciones.
- Algunas transacciones de facturación de energía eléctrica no se verán afectadas.
- Además, los contribuyentes acogidos al SII (Suministro Inmediato de Información) tampoco estarán sujetos a estas medidas.
Sistemas de facturación y gestión
El reglamento aboga por soluciones informáticas integrales y seguras que simplifiquen el cumplimiento tributario. Y establece que los sistemas informáticos deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
¿Y qué pasa si creas una factura y cometes un error? Podrás rectificar, pero el sistema registrará la trazabilidad de cualquier cambio. Esto evita manipulaciones indebidas y asegura una contabilidad transparente y verificable.
El sistema debe ser capaz de enviar electrónicamente a la Administración tributaria todos los registros de facturación generados de manera continua, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.
Certificación de los sistemas informáticos
La certificación recae en el desarrollador del sistema, quien debe garantizar que cumple con la normativa mediante una declaración responsable.
Esta declaración incluye datos identificativos del sistema, datos del productor y la fecha y lugar de la firma.
Plazos y adaptación
Las empresas cuentan con un período de adaptación hasta el 1 de julio de 2025 para ajustar sus sistemas.
Aunque ya tenemos el reglamento, se espera la publicación de la Orden Ministerial, detallando aspectos técnicos del registro. Además, los desarrolladores tendrán nueve meses desde la aprobación de esta orden para ofrecer soluciones actualizadas al mercado.
En definitiva, este nuevo reglamento sobre sistemas de facturación no solo busca combatir el fraude fiscal, sino también impulsar la modernización digital empresarial. Adaptarse a estas nuevas disposiciones no solo será una obligación legal, sino una oportunidad para mejorar la eficiencia y transparencia de los procesos administrativos.
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