Cómo gestionar las vacaciones de tus empleados

30 Abr Cómo gestionar las vacaciones de tus empleados

Llega el buen tiempo y cada vez más los trabajadores piensan en las vacaciones de verano. Pero aunque parezca una gestión sencilla por parte de la empresa, esto se complica cada vez más cuando la organización va creciendo y hay que cuadrar las vacaciones de cada empleado; convirtiéndose para muchos emprendedores y dueños de negocios en todo un reto.

Por esta razón, si quieres ahorrarte tiempo y quebraderos de cabeza, queremos darte algunos consejos para gestionar de forma sencilla las vacaciones de tus empleados en tu empresa.

¿Qué tener en cuenta sobre las vacaciones de tus empleados?

Te aconsejamos que para realizar una correcta gestión de vacaciones para tus trabajadores, tengas en cuenta todos los aspectos legales además de la gestión interna del negocio.

Además, cada empresario busca siempre que la producción no se frene por las vacaciones y que la empresa sufra lo menos posible por ello. Pero también hay que buscar la satisfacción de los empleados para que estos descansen y vuelvan con energía al trabajo. Unas buenas vacaciones a tiempo van a reportar beneficios a todos los implicados.

• La legislación actual: Tanto la empresa como los empleados deben conocer la ley y los convenios colectivos que están impuestos en cada lugar. Por ejemplo, en España cualquier empleado tiene el derecho de coger vacaciones 30 días naturales por año trabajado.
• Política de la empresa: Cada empresa deberá recoger en su política de empresa cuándo los empleados pueden cogerse días libres (o cuándo no debido al gran volumen de trabajo que hay esos meses) y cuántos le corresponden. Esta info debe aparecer en el contrato.
• El tiempo de pedirlas: Es recomendable pedir a los empleados que registren sus vacaciones durante el primer trimestre del año para así tener una visión general y poder gestionarlo a tiempo. Obviamente luego pueden surgir imprevistos durante el resto del año, pero si se ha hecho una buena planificación inicial será más fácil solventar cualquier problema.
• Gestión empresarial por las vacaciones de los empleados: Cada negocio y sector requiere unas exigencias diferentes. Hay empresas que cierran durante ciertos periodos del año porque la baja demanda de sus productos o servicios no compensa tener abiertas las oficinas o la fábrica. Sin embargo, hay otro tipo de proyectos empresariales que requiere una producción constante, y los periodos de vacaciones no deben afectar a esta. Por lo tanto es recomendable alternar las vacaciones de los empleados y cuadrarlas de la mejor manera posible.
• Las vacaciones no se pueden cambiar por dinero: Esto es solo válido si se produce un cese de actividad laboral y no se han disfrutado antes.
• En contratos temporales, deberá abonarse la parte proporcional: Es decir, si en estas condiciones el empleado no ha disfrutado de las vacaciones porque no ha coincidido, la empresa deberá abonarle la parte proporcional, junto con el sueldo.
• Otras condiciones (maternidad, paternidad, baja laboral): Tendrán derecho a disfrutar de las vacaciones en otra fecha diferente.

Consejos para controlar las vacaciones de tus empleados

Dependiendo del número de empleados que haya en tu empresa, la gestión de las vacaciones puedes hacerlo en un Excel si son menos de 10 empleados o en un software de gestión de vacaciones si son más.

Si eliges la primera opción, utiliza una plantilla para llevar un resumen de cada empleado. Y no olvides tener en cuenta:

• Un cuadrante de todos los días del año.
• Anotar los días festivos nacionales y regionales.
• Llevar un control de cada empleado diario.

No obstante, llevar todo ese registro en un Excel puede llevar a errores como perder información relevante de un empleado, no apuntar la información en el lugar adecuado o no recibir la información a tiempo.

Si prefieres que un sistema automatizado gestione las vacaciones de forma rápida y sencilla, la mejor opción es contratar un software de RRHH que gestione las ausencias, las bajas y vacaciones de tus empelados para llevar un seguimiento mensual y optimizar así la gestión de recursos humanos de tu negocio.

Los beneficios de utilizar un software de gestión de vacaciones son:

• Eliminar los conflictos a la hora de pedir los días, ya que cada uno puede ver qué días están disponibles.
• Más transparencia entre empresa y empleado.
• Mejor organización para la empresa, reduciendo el número de empleados y manteniendo a la vez la productividad.

Por otro lado, estos son otros tips que te damos para mejorar la gestión de las vacaciones de tus empleados:

Fija un orden de prioridad

En algunas empresas, se impone un sistema de prioridad por el que unos empleados pueden pedir sus vacaciones antes que otros y también sirve para que en caso de conflicto, la empresa pueda tomar una decisión. Estos criterios están relacionados con lo siguiente:

• Antigüedad en la empresa: Los que llevan más años en la empresa tienen la opción de escoger los primeros. Se trata de una estrategia de fidelización del trabajador.
• Los que tienen hijos o dependientes: Aquellos que tengan hijos tendrán preferencia para pedir sus días libres y favorecer así a la conciliación familiar.

Sin embargo, eso solo son algunas opciones. Otro método es el rotativo, un sistema justo para que todos los empleados tenga la opción de elegir antes que nadie, evitando de esta forma disputas y tensiones entre los compañeros.

En negocios pequeños, siempre que el clima laboral lo permita, es fácil que entre todos los empleados se pongan de acuerdo para gestionar las vacaciones de la mejor manera posible para el equipo y para el negocio.

Convenio laboral

Cómo se gestionan las vacaciones, por días laborables o naturales, dependerá del convenio de la empresa. Si te riges por días naturales, el empleado podrá saber qué días le pertenece a través de esta fórmula: 30 días naturales / 12 meses del año= 2,5 días. Si te riges por días laborales, de esta otra= 22 días laborales / 12 meses del año= 1,8 días.

Después, habrá que multiplicar la cantidad de meses trabajados. Por ejemplo, si alguien ha trabajado 9 meses y se rige por un convenio de días naturales, sus días de vacaciones los obtiene así:

9 meses de trabajo * 2,5 días de vacaciones por mes= 22,5 días naturales de vacaciones.

Teniendo en cuenta todo esto, ¿crees que es mejor llevar este control con un software automatizado o a través de un archivo Excel? ¿Qué herramienta utilizas tú?