Cómo mejorar tu sistema de facturación

21 Mar Cómo mejorar tu sistema de facturación

Si habitualmente lees nuestro blog, o consultas nuestras redes sociales, ya habrás leído hace unas semanas nuestro post sobre cómo asegurarte el cobro de tus facturas. En ese contenido te explicamos qué opciones legales tienes ante un cliente que no paga las facturas emitidas por tu negocio hacia el suyo.

El primer consejo que te dábamos entonces es que intentes solucionar este tema por cualquier otra vía antes de llevar el caso al juzgado, ya que así te ahorrarías muchos problemas y posibles malos ratos.

Son muchos los autónomos que nos han preguntado qué pueden hacer en su día a día para tener una buena relación con sus clientes incluso cuando hay que hablar de temas que pueden resultar incómodos como es la facturación.

Hay ciertos consejos que pueden facilitarte el día a día para evitar impagos, o al menos para reducirlos al mínimo posible. ¡Vamos a verlos!

6 Consejos para llevar un buen sistema de facturación

Obviamente los problemas de impagos pueden deberse a muchos motivos, pero es más habitual de lo que crees que estas malas situaciones se den por una falta de organización por parte del autónomo.

Muy a menudo nos centramos en nuestro trabajo, en lo que se nos da bien y nos gusta, y dejamos de lado todo lo “engorroso” que nos apetece menos. Pero dedicar poco tiempo y atención a estas tareas es un error: un buen sistema de organización es básico para que el negocio prospere.

1. Revisa tus honorarios

El primer paso que debes hacer antes de enviar ninguna propuesta a ningún cliente es definir el precio de tus servicios. Si no sabes qué precios establecer, te recomendamos que valores estas cuestiones:

• Cuánto vale 1 hora de tu trabajo y los recursos que necesitas.
• ¿Ofreces buena calidad?
• ¿Eres eficiente?
• ¿Cumples con tus deadlines o fechas de entrega?

Otro consejo es analizar los precios de tu competencia para tener una idea de por dónde van los tiros. Además de esto, no estaría de más preguntarle a tu cliente cuál es el presupuesto que tiene. En el caso de que no cubra ni siquiera tus gastos, será un indicador para que rechaces esa oferta.

Tener claros tus honorarios y tus tarifas es imprescindible para poder realizar presupuestos claros de los que surgirán las diferentes facturas. Un flujo organizado en este sentido te va a ayudar mucho a la hora de establecer plazos de pago, fracciones de facturas, etc.

2. Redacta una propuesta de trabajo al detalle

Es muy importante que antes de aceptar el trabajo, te asegures que la otra parte ha entendido bien tus condiciones. Y esto implica que el acuerdo no se quede solo en palabras.

Para ello, elabora una propuesta escrita donde detalles qué servicios ofreces, cuántas horas dedicarás, cuándo lo tendrás listo, lo que incluye y lo que no, y los cambios que estás dispuesto a cambiar dentro de ese presupuesto. Además, en este mismo documento es interesante incluir las condicione de pago y de trabajo.

Por tanto, tu cliente debe aceptar este escrito a través de un email, una oferta o una orden de compra para que tengáis establecido un acuerdo que sostenga esta cooperación. Sin dudas, este documento escrito evitará malos entendidos, como que tu cliente te pida cosas que no están dentro del acuerdo y que para ti suponen gastos extras o que intente evitar los plazos de pago establecidos.

3. Negocia el plazo de pago

Ten en cuenta que cada cliente tiene sus necesidades y su situación concreta. Obviamente tú tienes que establecer unas condiciones sobre tus servicios, pero a veces vale la pena no ser tan rígido y hacer algunas concesiones en los plazos para garantizar una buena relación.

También puedes tratar de garantizar el pago o parte de él con un anticipo estipulado al principio del trabajo. De esta manera podrás ver cómo funciona ese cliente ante las facturas y valorar qué tipo de plazos debes tratar de negociar.

4. Ten lista tu factura al acabar tus servicios

Completa tus facturas justo después de enviar tu trabajo y revísalas bien antes de enviarlas para evitar errores, ya que podrían retrasar el cobro. Cuanto antes reciba el cliente tu factura, antes recibirás el pago.

Si eres de los que esperas a última hora para ordenar todas las facturas, es probable que tus clientes también se tomen su tiempo para realizar la orden de pago. Así que lo mejor es actuar de forma mecanizada, con esto en mente: “cierro el proyecto y emito factura”.

La verdad es que muy pocos autónomos llevan esto a rajatabla, ya que tienen otras prioridades antes que ordenar sus facturas. Una buena opción que te recomendamos es utilizar un programa de facturación que te ahorre tiempo y te permita ser más eficiente.

5. Archiva todas las conversaciones con tu cliente

Intenta que haya buena comunicación y resolver todas las dudas que surjan. Además, es útil que archives las conversaciones para evitar cualquier problema futuro que pudieras tener y así dejar constancia de lo que acordasteis en esa charla.

Puede ocurrir que después de emitir la factura, el cliente no tenga claro ciertos puntos y ahí es cuando puedes recordarle lo que se ha pactado a través de tu archivo de emails o conversaciones.

Muchos programas tecnológicos ya cuentan  con un chat directo, a través del cual se pueden resolver las dudas de forma rápida y sin malentendidos. Además, se podrá enviar por ese medio también la factura.

6. Lleva un seguimiento de los pagos recibidos o pendientes

Si el programa que utilizas de facturación no te da estas facilidades, no dudes en crearte un archivo interno en el que lleves el control sobre las facturas pagadas, pendientes de pago, enviadas, etc. Conocer el estado de cada proyecto es imprescindible para poder lidiar con el cliente.

También es interesante llevar un control de las veces en las que te pones en contacto con el cliente a la hora de reclamar un pago. Así sabrás cuándo has hablado con él y si es necesario volver a insistir.

Conclusión

A la hora de montar un negocio o ponernos manos a la obra a trabajar en un proyecto propio como autónomos lo que menos nos apetece a todos es “perder tiempo” en papeleos, diseñar un sistema de facturación u otras tareas poco atractivas.

Lo que tienes que entender es que este tipo de procesos no son nunca una pérdida de tiempo, sino una inversión que dará sus frutos en el corto plazo, y muchos más evitando problemas en el medio y largo plazo.